I september förra året rullade en abonnerad buss upp framför ingången till läkemedelstillverkaren Recipharm Stockholms anläggningar. Nära 330 medarbetare klev på och åkte med till ett hotell för stormöte.

80 medarbetare varslades

Där kom beskedet som många redan hade förstått skulle komma: företaget hade förlorat ett stort kontrakt och var tvunget att säga upp medarbetare. Drygt 80 personer varslades. Men det man trodde enbart skulle bli nedskärningar, blev istället en omfattande förändringsprocess.

– Det känns bakvänt att sätta positiva omdömen på det här, men processen var bra, även om det inte är bra att någon förlorar sitt jobb, säger Cecilia Sommar.

En organisationsöversyn vad nödvändig

Hon försöker förklara genom att ge bakgrunden till beslutet. Recipharm är en kontraktstillverkare av läkemedel med flera anläggningar i Sverige och Europa och har totalt cirka 1800 medarbetare. Sedan starten 1995 har Recipharm haft ständig tillväxt.

De senaste åren har en översyn av organisationen känts nödvändig och ett förlorat kontrakt blev till sist spiken i kistan för Recipharm Stockholm. Det var dags för den omstrukturering som behövdes.

En bra förändringsprocess togs fram

– Vi insåg under våren vad som hände och tog kontakt med TRRs rådgivare Claes Åberg och Anne Siwers redan i maj. Vi ville få till, inte bara en förändringsprocess, utan en bra förändringsprocess. Jag fick till exempel mer kunskap om hur man kommunicerar i en omställning, säger Cecilia Sommar, som utsågs till projektledare för omställningen.

– Jag började med att göra en projektbeskrivning och förstod att vi stod inför en förändringsprocess. I ett tidigt skede tog vi upp hur chefer och ledningsgrupp skulle agera. Förändringsledarskap kom på agendan.

Kompetensbehovet inventerades

Det Cecilia Sommar och ledningen ville göra var att inventera och strukturera kompetensbehovet i företaget och upprätta befattningsbeskrivningar för samtliga tjänster. En process som skulle få ta tid, beslutade man.

I juni gav vd en kort information till samtliga om läget. I augusti fick företaget en ny vd som då endast kunde meddela att mer information kommer. De fackliga representanterna blev dock insatta i situationen och tillsammans med ledningen diskuterades varsel och uppsägningar redan då.

– Det var en svår sits för vår nya vd, även om han självklart var insatt i situationen, säger Cecilia Sommar.

Beskedet lämnades av vd

Så kom den där torsdagen då hela företaget samlades. Vd började med att berätta om den ekonomiska situationen, varför det blivit som det blivit, hur man hade tänkt att den nya organisationen skulle se ut och vad som krävdes för att nå dit. Han pratade i 20 minuter, sedan kom frågorna.

– Det var en blandning av högt och lågt, positivt och negativt. Det var en del hårda ord, men även mycket positivt. Alla hade ju känt av behovet av att styra upp organisationen, vi hade lidit av växtvärk som vi nu kunde bota, konstaterar Cecilia Sommar.

Därefter följde en drygt två månader lång förhandlingsperiod. Varje vecka gick skriftlig information ut i företaget – om läget, vad som hände och även vad som inte hände.

Vi jobbade hårt med informationen, men när jag ser tillbaka var det kanske för stor tyngdpunkt vid skriftlig information och för lite utrymme för dialog, säger Cecilia.

Facket var frustrerade

Kvalitetsingenjör Mats Larsson, facklig representant för Akademikerna, beskriver stämningen under förhandlingsperioden som frustrerad.

– Ledningen ville ha färdiga befattningsbeskrivningar innan de reella uppsägningarna gjordes, men det kunde man ha varit tydligare med. Nu gick alla bara och väntade och såg inte vilka framsteg som gjordes.

Chefer och fackliga fick utbildning

– Samtidigt kändes det bra att vi var med i processen. Vi jobbade fram resultatet tillsammans, säger Inger Lindgren-Succo, representant för Unionen. TRR höll utbildning både för chefer och fackliga representanter i deras roll vid omställning.

– Det var bra. Jag blev medveten om hur jag skulle bemöta olika frågor. Det är lätt att bli överrumplad när medarbetarna undrar vad som händer, men då måste man hålla huvudet kallt, säger Mats Larsson.

36 uppsagda blev arbetsbefriade

När uppsägningarna väl kom i november var det en lättnad. Av de dryga 80 som varslats blev det till sist 36 tillsvidareanställda som sades upp, 28 från kollektivsidan och åtta tjänstemän. Samtliga uppsagda blev arbetsbefriade efter nyår, något som Cecilia Sommar tror var bra:

– Det gjorde att vi alla kunde börja prata framtid. Jag upplever att det här fick igång lusten till förändring och förbättring. Nu gäller det att ta hand om den känslan med hjälp av uppföljning och utvärdering. Vi har också dragit igång ett ledarskapsprogram för att stärka våra chefer i förändring.

Text: Gunilla Mild Nygren
Foto: Anders G Warne