Bra samtal i krävande situationer

Skaffa dig hela bilden inför det svåra samtalet

Svåra samtal är jobbiga för de flesta av oss. Att ge ett obekvämt besked är tufft men ibland nödvändigt. Förberedelser är a och o och du som leder samtalet behöver tänka igenom budskap, mål och önskad effekt. Du behöver också lyssna in och reflektera.

Samtalet kan behöva genomföras vid situationer såsom missbruk, om hygien, misskötsel eller annat. Att sitta framför en annan person och prata om ett känsligt ämne kräver mod, respekt och medmänsklighet.

Det är viktigt att du som leder samtalet har skaffat dig hela bilden utifrån fakta eller observerbara beteenden. Ta tag i situationen så snabbt det är möjligt.

Våga gå rakt på sak

Det underlättar för alla att gå rakt på sak. Samtidigt behöver det du säger få landa hos mottagaren. Det är viktigt att lyssna och att låta medarbetare ta till sig budskapet och få reagera på det. Tystnad kan vara jobbig men inte farlig.

Innan samtalet – praktiska förutsättningar

• Välj plats med omsorg. Svåra samtal är bäst att ta fysiskt eftersom det är lättare att uppfatta små signaler och uttryck. Du bör välja en lugn plats, gärna lite avskilt. Det kan vara skönt att slippa gå rakt ut till sina kollegor efter samtalet.
• Vid möten online, var noga med att ni båda har kameran på genom hela mötet. Meddela medarbetaren innan om att sitta i lugn och ro utan störande moment.
• Ha gott om tid. Se till att ha goda marginaler före och efter andra möten och gott om tid för diskussion kring de frågor som dyker upp. Ha gärna mötet tidigt på dagen och tidigt i veckan för att kunna boka in ett uppföljningsmöte inom någon dag.
• Om det går – var tydlig i möteskallelsen. Det kan vara problematiskt att vara tydlig i en möteskallelse inför ett svårt samtal. Överväg hur mycket information du kan dela. Ju tydligare du är, desto större möjlighet har medarbetaren att förbereda sig.

Tänk igenom budskap och mål

Fundera över vilken effekt du önskar uppnå med samtalet. Förbered ett manus där du har inledning och budskap klart. Kom relativt snabbt till ämnet utan att linda in det, gå rakt på sak och var konkret. Ta reda på fakta och bakgrundsinformation inför mötet.

Tänk igenom vad du står för i din roll och vilka signaler du sänder. Hur ser dina värderingar ut? Hur stark är din vilja att förstå situationen? Hur reagerar du om någon blir ledsen, arg, tyst? Vad händer i dig när du behöver förmedla känslig information?

Så förbereder du dig inför det svåra samtalet

• Tänk igenom budskap, mål och önskad effekt. Förbered ett manus där du har inledning och budskap klart.
• Kom till ämnet snabbt. Undvik småprat, kom till kärnan så fort du kan.
• Håll isär person och beteende. Var konkret och tydlig.
• Var transparent.
• Stå för budskapet – tala i jag-form.

Under samtalet

Håll hjärnan kall men hjärtat varmt

En bra regel är att alltid vara respektfull och behandla en person såsom du själv hade velat bli behandlad. Det är också viktigt att vara närvarande i samtalet, att lyssna in och ställa öppna frågor som börjar med orden: var, när, hur, varför, på vilket sätt.

Om du inte kan svara på en fråga, be att få kolla upp och återkomma.

Låt mottagaren smälta informationen

Låt det vara tyst ett tag om det behövs. Var lyhörd på både det som sägs och det som inte sägs. Ta emot reaktioner och behåll lugnet. Bekräfta att du hör och ser känslan/reaktionen men utan att ta ansvar för den eller ta över den.

Be personen sammanfatta budskapet

För att vara säker på att budskapet har gått fram, be mottagaren att sammanfatta vad ni talat om. Kan du sammanfatta vad du har hört mig säga? Vilket budskap tar du med dig från detta möte?

Informera om nästa steg

Informera om vad som händer nu. Kanske ska arbetsgruppen informeras om något? När och hur i så fall? Kan medarbetaren gå hem? Finns företagshälsovården att tillgå som backup? Är det något som du behöver återkoppla om? När och hur i så fall?

Innan ni lämnar mötet, boka in ett uppföljningsmöte.

Efter samtalet

Efter mötet är det bra att fundera på vad som gick bra och vad som behöver slipas på. Ventilera gärna med en chefskollega, HR eller din chef.