Kommunikationstips till chefer
En tydlig, konkret och planerad kommunikation är en viktig faktor för en lyckad omställning. Vi har samlat tips för att nå fram med rätt budskap, till rätt personer och i rätt tid.
Kategori
Tips från rådgivaren
Dela
Kommunicera alltid internt innan ni går ut externt. Personalen bör få beskedet om omställningen från vd eller närmsta chef istället för att läsa om det i tidningen.
Cheferna måste kunna kommunicera
Alla chefer måste kommunicera samma sak och veta vad de ska säga. Cheferna är viktiga kanaler internt då de informerar sin personal och de ska då kunna förtydliga och ge svar på eventuella frågor.
Involvera facken tidigt
Ge facken information om läget tidigt i processen så att de fackliga representanterna känner att de är delaktiga. Om facken är engagerade och har kunskap i processen kan det underlätta i kommande förhandlingar.
Håll kontinuerliga möten eller avstämningar med facken. Stäm av hur deras informationsplaner ser ut så att ni säger samma saker vid samma tidpunkt.
Dela upp budskapet i tre delar
-
Förklara varför företaget måste minska sin personal.
-
Förklara hur företaget kommer att ta ansvar för dem som måste lämna.
-
Skapa framtidstro och en gemensam vision för hur företaget ska lyckas framöver.
Informera ofta
Informera löpande under hela omställningsprocessen, hellre för ofta än för sällan. Negativa besked bör helst inte släppas på fredagar eller precis före stora helger och semestrar. Upprepa budskapet i olika kanaler för att vara säker på att det når fram. Om det är möjligt, håll ett personalmöte där vd eller ansvarig chef får berätta om vad som sker och svara på frågor. Ge medarbetarna gott om tid att komma med frågor. Var beredd på starka reaktioner som ilska eller sorg.
Publicera all information internt
Publicera information, tidplan, frågor och svar och information om stöd för uppsagda på intranätet. Förse cheferna med extra informationsstöd.
Håll individuella samtal
Håll uppsägningssamtal och uppföljningsmöten med dem som ska sägas upp. Håll även individuella möten med de medarbetare som ska stanna kvar och fånga upp deras tankar och känslor kring situationen. Samla och besvara alla frågor, till exempel på en bestämd plats på intranätet.
Sätt upp mål och utvärdera
Målet med kommunikationen vid en omställning är att alla medarbetare ska känna att företaget bryr sig om hur det går och vad som händer med medarbetarna. Utvärdera och dra lärdom av erfarenheterna till nästa omställning.
Kommunicera externt
Beroende på vilka ni riktar er kommunikation till kan ni använda olika kanaler och budskap. Till kunder och leverantörer kan det vara bra med en riktad kommunikation via brev, e-post eller ett telefonsamtal. När ni ska sprida ett budskap till många kan det däremot vara bättre med ett pressmeddelande, information på hemsida eller via sociala medier.
Utse och träna talesperson
Utse en talesperson, till exempel vd eller informationschef och se till att hen är förberedd och tränad i att förmedla budskap. Låt den personen sköta alla kontakter med pressen.