Så lyckas du med offboarding – ta del av vår checklista

Att hantera avslutet på ett så bra sätt som möjligt skyddar även företagets framtida rykte. Medarbetare som blivit uppsagda på grund av en omorganisation är mer benägna att tala gott om företaget om de känner att avslutet gått rätt till och har en rimlig förståelse för beslutet.

Med en genomtänkt och tidsatt process minskar också risken att praktiska uppgifter faller mellan stolarna. Det blir tydligare och enklare att göra en överlämning till den som ska ta över jobbet.

Genom att genomföra exitsamtal kommer ni att kunna fånga upp värdefull feedback om era styrkor och svagheter som arbetsgivare.

Checklista: Så lyckas du med en offboarding

1. Diskutera de avtalsmässiga och konkreta delarna

   Var tydlig, respektfull och konkret när du talar med medarbetaren om det som rör avslutet. Var tydlig med vad som förväntas, både av medarbetaren och av arbetsgivaren.

   • Titta på datum och uppsägningstider. När infaller sista anställningsdagen?
   • Är den anställde arbetsbefriad under uppsägningstiden eller inte?
   • När betalas slutlönen ut?
   • Hur hanteras semester och komptid?
   • När överlämnas betyg och intyg?
   • Vad gäller kring eventuell kvarvarande semester?
   • På vilket sätt önskar medarbetaren sin avtackning och hur vill hen att det skall kommuniceras till kollegor och övriga delar av företaget?
   • Boka in ett exitsamtal/avgångssamtal där ni utbyter feedback om den anställdes tid hos er.

2. Sätt upp en struktur för praktiska frågor
   Se till att i god tid innan ta fram en struktur för återlämnande och avslutande av arbetsverktyg. Det är en god hjälp för att inte missa något. Var även tydlig med vem som ansvarar och när det skall ske.

   • Vilka konton och behörigheter behöver avslutas eller lämnas över? Register, e-post, telefonabonnemang, intranät, kundregister och andra interna system.
   • Finns annan åtkomst till känsliga uppgifter?
   • När och till vem lämnas mobiltelefon, dator, företagsbil, nycklar och passerkort?
   • Vem och hur informeras externa parter? Kunder, leverantörer och andra kontakter.
3. Planera för kunskapsöverföring

   Säkerställ vem eller vilka som skall ta över arbetsuppgifter efter den person som slutar. Ta fram en tidsatt plan för överlämning så ni undviker att viktig information och kunskap går förlorad.

   • Vilka arbetsuppgifter ingår i rollen?
   • Vilka pågående projekt behöver lämnas över och vilka är inplanerade men ej uppstartade ännu?
   • Vilka personer är inblandade?
   • Hur lång tid behövs för att lämna över till den/de som skall ta över och när skall det ske?
   • Vad behöver avslutas innan medarbetaren går hem?
   • Var finns nödvändig dokumentation lagrad?
   • Har efterträdaren/efterträdarna tillgång till den information de behöver?
   • Vilka system, licenser och tillhörigheter skall efterträdaren ha tillgång till?
4. Ge stöd och visa uppskattning

   Ta in medarbetarens erfarenheter av arbetet och visa uppskattning. Erbjud medarbetaren möjlighet att ge feedback kring arbetet. Ta reda på om och hur medarbetaren vill bli avtackad. Att få ett bra och tydligt avslut är ofta viktigt både för den som slutar och för de som är kvar.

5. Utvärdera och förbättra

   För att regelbundet förbättra och uppdatera offboarding-processen kan det vara bra att samla feedback efter genomförandet. Då blir det enklare att förstå vad som gick bra och eventuellt mindre bra för att lära till en annan gång.