Planera för kommunikation och samverkan

Varför är det viktigt att kommunicera?

• För att lyckas behöver man Identifiera risker och förebygga problem för att minska motstånd och inte gå fel.
• För att ni genom denna process ska kunna få ett bra underlag vilket underlättar beslutsfattandet.
• För att på ett tydligt sätt kunna förpacka förändringen och säkerställa medarbetarnas engagemang och förståelse för VARFÖR vi behöver göra förändringen.
• För att kunna optimera resurserna.
• För framgångsrikt kunna kommunicera/stärka kundrelationerna så att varumärket stärks.
• För att kvaliteten i förändringens långsiktiga hållbarhet säkerställs.

Här kan du ladda ner vår wordmall för en kommunikationsplan

Ladda ner mall för kommunikationsplan

För att lyckas med kommunikationen – gör så här

1. 1

   Identifiera mål och målgrupperBestäm vad du vill uppnå med kommunikationen. Det kan vara att ge förståelse för vad som behöver ske och varför det behöver ske. Vilka grupper behöver informeras? Identifiera vilka grupper som behöver informeras, så som medarbetare, chefer, eventuella externa intressenter, fackliga organisationer.
2. 2

   Definiera nyckelbudskapFormulera tydliga budskap. Ta fram tydliga budskap som ska användas konsekvent i kommunikationen, inkludera varför förändringen sker och vad man vill uppnå. Det kan vara ett huvudbudskap som du utgår ifrån. Anpassa budskapen efter olika målgrupper. Utifrån de målgrupper du har identifierat behöver du ta fram underbudskap. Utgå ifrån huvudbudskapet och anpassa för exempelvis chefer, medarbetare och om du har externa intressenter.
3. 3

   Välj kommunikationskanalerVilka kanaler är mest effektiva? Bestäm vilka kanaler som är mest effektiva för respektive målgrupp (mejl, möten, intranät, webb, sociala medier). För medarbetare är personlig information alltid att föredra. Dela gärna in kanalerna i interna och externa. Använd flera kanaler. Använd en blandning av flera interna kanaler för att säkerställa att alla medarbetare nås av informationen.
4. 4

   Sätt en tidsplanBestäm när och hur ofta kommunikationen ska ske. Det är av stor vikt att kommunicera regelbundet så att alla medarbetare har känslan av att vara informerade med det senaste. Planera tidpunkt utifrån förändringsprocessen. Se till att kommunikationen följer förändringsprocessens faser. Nedan ser du exempel på en tidsplan OBS!
5. 5

   Förbered materialTa fram material för olika syften. Skapa presentationsmaterial, frågor och svar-dokument, mejlmallar och andra resurser som behövs. 
 Se till att materialet är tillgängligt och lätt att använda, använd exempelvis intranät eller andra system som alla kommer åt.
6. 6

   Involvera ledningenLedningen behöver synas. Säkerställ att ledningen är engagerad, uppdaterade och synlig i kommunikationsprocessen. 
 Tillgänglighet är a och o. Ledningen bör vara tillgänglig för att svara på frågor och ge stöd.
7. 7

   Uppföljning och feedbackSamla in feedback . Samla in feedback från medarbetarna för att justera och förbättra kommunikationen. 
 Utvärdera insatserna och justera utifrån målen . Utvärdera kommunikationsinsatserna regelbundet för att säkerställa att målen uppnås.