Planera för kommunikation och samverkan

Varför är det viktigt att kommunicera?

• För att lyckas behöver man Identifiera risker och förebygga problem för att minska motstånd och inte gå fel.
• För att ni genom denna process ska kunna få ett bra underlag vilket underlättar beslutsfattandet.
• För att på ett tydligt sätt kunna förpacka förändringen och säkerställa medarbetarnas engagemang och förståelse för VARFÖR vi behöver göra förändringen.
• För att kunna optimera resurserna.
• För framgångsrikt kunna kommunicera/stärka kundrelationerna så att varumärket stärks.
• För att kvaliteten i förändringens långsiktiga hållbarhet säkerställs.

Här kan du ladda ner vår wordmall för en kommunikationsplan

Ladda ner mall för kommunikationsplan

För att lyckas med kommunikationen – gör så här

1. 1

   Identifiera mål och målgrupper

   Bestäm vad du vill uppnå med kommunikationen. Det kan vara att ge förståelse för vad som behöver ske och varför det behöver ske. Vilka grupper behöver informeras? Identifiera vilka grupper som behöver informeras, så som medarbetare, chefer, eventuella externa intressenter, fackliga organisationer.

2. 2

   Definiera nyckelbudskap

   Formulera tydliga budskap. Ta fram tydliga budskap som ska användas konsekvent i kommunikationen, inkludera varför förändringen sker och vad man vill uppnå. Det kan vara ett huvudbudskap som du utgår ifrån. Anpassa budskapen efter olika målgrupper. Utifrån de målgrupper du har identifierat behöver du ta fram underbudskap. Utgå ifrån huvudbudskapet och anpassa för exempelvis chefer, medarbetare och om du har externa intressenter.

3. 3

   Välj kommunikationskanaler

   Vilka kanaler är mest effektiva? Bestäm vilka kanaler som är mest effektiva för respektive målgrupp (mejl, möten, intranät, webb, sociala medier). För medarbetare är personlig information alltid att föredra. Dela gärna in kanalerna i interna och externa. Använd flera kanaler. Använd en blandning av flera interna kanaler för att säkerställa att alla medarbetare nås av informationen.

4. 4

   Sätt en tidsplan

   Bestäm när och hur ofta kommunikationen ska ske. Det är av stor vikt att kommunicera regelbundet så att alla medarbetare har känslan av att vara informerade med det senaste. Planera tidpunkt utifrån förändringsprocessen. Se till att kommunikationen följer förändringsprocessens faser. Nedan ser du exempel på en tidsplan OBS!

5. 5

   Förbered material

   Ta fram material för olika syften. Skapa presentationsmaterial, frågor och svar-dokument, mejlmallar och andra resurser som behövs. 
 Se till att materialet är tillgängligt och lätt att använda, använd exempelvis intranät eller andra system som alla kommer åt.

6. 6

   Involvera ledningen

   Ledningen behöver synas. Säkerställ att ledningen är engagerad, uppdaterade och synlig i kommunikationsprocessen. 
 Tillgänglighet är a och o. Ledningen bör vara tillgänglig för att svara på frågor och ge stöd.

7. 7

   Uppföljning och feedback

   Samla in feedback . Samla in feedback från medarbetarna för att justera och förbättra kommunikationen. 
 Utvärdera insatserna och justera utifrån målen . Utvärdera kommunikationsinsatserna regelbundet för att säkerställa att målen uppnås.

Hur reagerar vi i samband med förändring?

Vid större förändringar eller kriser följer de flesta människor ett visst mönster. En större förändring kan tex vara en relation som avslutas, en anhörig som går bort eller att man förlorar jobbet.

Vårt reaktionsmönster att bearbeta kriser är en mix av personlighet, erfarenheter och hur svår krisen är. Vi brukar prata om reaktionsfasen, bearbetningsfasen och nyorienteringsfasen.

Anpassat ledarskap i de olika faserna

• I reaktionsfasen reagerar människor känslomässigt på förändringen, ofta med oro, förnekelse eller motstånd. Fokus ligger på att förstå vad som händer och varför. Som ledare är det viktigt att informera tydligt och regelbundet, med fokus på varför. Lyssna in och var tillgänglig.
  
  
• Bearbetningsfasen handlar om att försöka förstå och anpassa sig till det nya. Man börjar ta in förändringen, ifrågasätta, söka information och pröva nya sätt. Det kan vara en rörig period men också en tid för lärande.
  Tyngdpunkten i ledarskapet bör ligga på att coacha medarbetarna och involvera dem i så hög grad som möjligt. Var tydlig med riktning, ha dialog kring frågor som börjar med - vad, när och hur.
  
  
• I nyorienteringsfasen landar acceptans av förändringen och man blickar framåt. Förändringen har integrerats. Fokus flyttas mot framtiden, nya mål och möjligheter. Energin riktas mot att skapa resultat i den nya situationen. Ledarens uppgift blir att följa upp planer, mål och förväntningar. Hjälpa till att prioritera. Uppmuntra lärande och fira framgångar.
  
  

Här kan du ladda ner en större version av bilden